Zahlungserinnerung – Das Wichtigste in Kürze
Eine Vorlage für die Zahlungserinnerung kann Ihnen dabei helfen, diese zu formulieren. Sie sollte u. a. die Nummer der Ausgangsrechnung, evtl. eine Kopie der Ausgangsrechnung, das Datum für das ursprüngliche Zahlungsziel und ein neues Zahlungsziel enthalten. Mehr dazu können Sie hier nachlesen!
Nein, während die Zahlungserinnerung den Kunden (Schuldner) freundlich darauf hinweist, dass eine Zahlung fällig ist, kann die anschließende Mahnung ihn in Verzug setzen, sodass rechtliche Schritte möglich sind. Eine rechtliche Wirkung weist die Zahlungserinnerung nicht auf.
Es besteht keine Pflicht eine erste Zahlungserinnerung zu schreiben. Sie könnten auch gleich eine Mahnung schreiben, wenn der Kunde Schulden bei Ihnen hat. Auf eine freundliche Zahlungserinnerung reagiert der Kunde jedoch meist positiver und zahlt.
Inhaltsverzeichnis
Ab wann Sie die Zahlungserinnerung schreiben
Wenn Kunden eine Rechnung bezahlen sollen, bietet sich für den Gläubiger das Versenden einer Zahlungserinnerung an, damit der Unternehmer die Zahlung sicherstellt. Wie viele Zahlungserinnerungen er versenden muss, was der Unterschied zur Mahnung ist und wie eine solche Formulierung aussehen kann, erfahren Sie in diesem Ratgeber.
Eine oft gestellte Frage bezüglich der Zahlungserinnerung lautet, wann diese versendet werden kann. Das dürfen Sie bereits, wenn das Zahlungsziel für eine Rechnung (also der festgelegte Tag für die Rechnungsbegleichung) überschritten wurde. Meistens sind das ungefähr zwei Wochen, also 10 bis 14 Tage nach der Rechnungsstellung. Da die Überweisung häufig verzögert eintrifft, empfiehlt es sich, noch 2 bis 3 Tage länger abzuwarten.
Das Schreiben der Zahlungserinnerung ist keine Pflicht. Die Kunden können allerdings dankbar sein, wenn Sie ihnen dieses Schreiben zukommen lassen
Mithilfe von einem Muster eine Zahlungserinnerung formulieren
Wenn Sie ein Schreiben an den Kunden verfassen, in dem Sie ihn an die Zahlung erinnern, sollten folgende Merkmale enthalten sein:
- Überschrift “Zahlungserinnerung”
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum der Ausgangsrechnung
- Kundennummer
- Fälligkeitsdatum (Die Setzung einer Frist in der Zahlungserinnerung ist notwendig.)
- Offener Rechnungsbetrag (In der Zahlungserinnerung kann die Rechnung erneut angehängt werden.)
- Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
- Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs
Beim Formulieren einer Zahlungserinnerung kann eine Vorlage behilflich sein, wenn Sie nicht sicher sind, wie genau eine solche Aufforderung zur Zahlung an den Kunden aussehen soll.
Hier können Sie sich das Muster kostenlos herunterladen. Verwenden Sie dieses jedoch nicht ungeprüft. Unser Muster erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Wirksamkeit, sondern soll maßgeblich vor allem der Orientierung dienen.
Doch wie schreibt man eine freundliche Zahlungserinnerung?
Für eine freundliche Erinnerung dienen als Muster beispielsweise folgende Sätze:
- Wir alle haben schon einmal etwas vergessen. Ich darf Sie nun höflichst an die ausstehende Rechnung XY erinnern, für die wir bis heute (Datum) noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konnten
- Wir bitten Sie daher jetzt, die Rechnung unverzüglich zu begleichen.
- Wir möchten Sie daher noch einmal bitten, Ihrer Zahlungspflicht nachzukommen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Der Unterschied
Obwohl beide gern gleichgestellt werden, gibt es einen Unterschied zwischen der Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Das hauptsächliche Unterscheidungsmerkmal liegt in der Wirkung des Dokuments. Zahlungserinnerung vor Mahnung – Diese Reihenfolge ist üblich. Während die Erinnerung zur Zahlung für den säumigen Kunden keine rechtlichen Konsequenzen zur Folge hat, kann eine unbeantwortete und unbezahlte Mahnung einen Anstoß für ein gerichtliches Mahnverfahren bieten kann.
Wenn Sie sich also entscheiden müssen, ob Sie eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung schreiben wollen, besinnen Sie sich darauf, ob Sie im Anschluss gerichtlich gegen den Kunden vorgehen wollen. Eine zweite Zahlungserinnerung ist nicht erforderlich. Sobald die erneute Zahlungsfrist abläuft, kommt es zu “Zahlungserinnerung Nr. 2” – der Mahnung.
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt die Mahnung. Die Zahlungserinnerung dagegen ist nicht gesetzlich festgelegt. Sie können Letztere also Ihrem Kunden schicken, bevor Sie eine Mahnung schreiben wollen. Dies ist ein nettes Vorgehen, welches den Kunden eher motivieren kann, seine Schulden zu bezahlen.
Zahlungserinnerung: Kosten und Fristsetzung
Sie sollten in der Zahlungserinnerung die neue Frist zur Begleichung der Rechnung nicht zu lang bemessen, da sich das Verfahren sonst zu lange hinzieht. 7 weitere Tage erscheinen angemessen. Die Entscheidungsfreiheit über den genauen Zeitraum obliegt allerdings allein Ihnen und ist nicht gesetzlich vorgesehen.
Gebühren für die Zahlungserinnerung können Sie nicht erheben. Die sogenannten Mahngebühren fallen erst mit der Mahnung an – ein weiterer Punkt, in dem sich die beiden Schreiben unterscheiden.
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